No importa el presupuesto que tengas, los eventos pueden ayudarte a forjar vínculos duraderos con tus clientes más leales, además de ofrecerte la oportunidad de captar nuevos clientes.
¿Cómo empezar a planificar el evento ideal? Todo comienza con un proceso de planificación sencillo que te permita combinar el tipo de evento, presupuesto y locación adecuados, según la forma en que quieras expresar tu gratitud.
Elegir un Tipo de Evento
Existen muchos tipos de eventos empresariales, cada uno con su propio estilo de marca. No importa en qué rubro estés, seguro hay uno que se alinea perfectamente con tu marca y tus clientes.
Para Midwest Cards, un minorista de cartas coleccionables con sede en Columbus, Ohio, el motor de su negocio, o "el hobby" como lo llaman los entusiastas, es la comunidad. "Nuestros clientes valoran el acceso a productos y el sentido de pertenencia e interacción con otros dentro del hobby", comenta Jim Christy, codirector de la tienda. "Quieren conocer a otras personas, intercambiar cartas y vivir experiencias únicas".
Christy y su equipo organizan varios eventos durante el año para ofrecerles a los coleccionistas lo que quieren: ese acceso. Decidieron ir a lo grande y organizaron un evento de intercambio en vivo para 300 personas en un estadio famoso que es un ícono para los fanáticos del deporte. Promocionaron el evento primero entre los miembros de su programa de lealtad y luego lo abrieron al público general, confiando en el boca a boca para sumar asistentes. "Lo que más escuchamos fue: 'Esto suena tan genial. No colecciono cartas, pero ¿una noche exclusiva en el estadio? Yo iría a eso'", dice Christy.
El evento reunió a cientos de coleccionistas intercambiando cartas de todo tipo. Midwest Cards también organizó un tour por el estadio y contó con la aparición sorpresa de jugadores de la Universidad Estatal de Ohio. ¿El evento les generó ingresos? "Nuestro objetivo era generar conciencia, por lo que fue una estrategia de pérdida para nosotros", dice Christy, explicando que invirtieron alrededor de $30,000 y generaron solo $5,000 en ingresos. Pero su objetivo principal era impresionar a los clientes para que sigan fieles a Midwest Cards, ya que el cliente promedio compra entre seis y diez veces al año.
"Siempre pensamos en cómo lo que hacemos generará emoción y expectativa para nuestra comunidad", comenta Christy. Para generar un impacto memorable en tus clientes, podés usar estas ideas como inspiración para tu próximo evento de alto valor.
Ideas para Eventos Empresariales:
- Avances Exclusivos: Abrí temprano o quedate abierto más tiempo para darle a tus clientes leales una vista previa de productos nuevos, invitados especiales o servicios antes que nadie.
- Reuniones de Agradecimiento: Desde horas de cócteles informales hasta eventos más formales, dejá de lado el negocio y enfócate en la gratitud y la comunidad.
- Fiestas: Ya sea con bebidas frías o un asado, agradecé a los clientes actuales y atraé a nuevos con reuniones públicas de alta visibilidad.
- Visitas Virtuales: Si tenés un negocio online, podés transmitir un evento o show exclusivo o invitar a un famoso a dar una charla virtual solo para invitados.
Definir el Presupuesto del Evento
Los eventos no tienen por qué ser costosos, pero deben alinearse con la imagen de tu marca, reputación y los resultados esperados. Una parrillada con bolsitas de regalos puede ser ideal para un local de hamburguesas, pero una empresa de catering premium necesitará algo más refinado.
Elizabeth y Vijay Goel, dueños de Bite Catering Couture en Los Ángeles, siempre buscan equilibrar el presupuesto y la experiencia al diseñar un evento de agradecimiento. Después de organizar varios eventos de este tipo a lo largo de los años, descubrieron que limitar el alcance les permite invertir mejor en los clientes que quieren impresionar.
Recientemente, los Goel organizaron un evento pequeño para clientes actuales y potenciales. Querían que los invitados se llevaran la impresión de que organizarlo con Bite era, en sí mismo, una mejora. Mantuvieron la lista de invitados corta y destinaron su presupuesto a ofrecer bocaditos con varios temas de menú y una selección de bebidas personalizadas, incluyendo un cóctel exclusivo. El presupuesto fue de aproximadamente $150 por persona, pero con una lista limitada de invitados, la inversión valió la pena.
Con su presupuesto, lograron ofrecer una experiencia que agradeció a los clientes actuales y atrajo a nuevos. “Ahora tenemos varios defensores que han probado algunos de nuestros productos y servicios premium y están entusiasmados con ellos”, dice Vijay Goel. El resultado: una lista de clientes satisfechos que están felices de referirlos, además de nuevos clientes ansiosos por probar la experiencia Bite en sus próximos eventos.
Consejos para Planificar el Presupuesto:
- Buscá el equilibrio: Pensá en el alcance y el presupuesto como variables que podés ajustar hasta encontrar el equilibrio perfecto.
- No tengas miedo de empezar en pequeño: Los eventos pequeños pueden ser rentables y ayudarte a descubrir qué es lo que más valoran tus clientes. Siempre podés escalar en eventos futuros.
- No olvides el seguimiento: Si vas a invertir en algo, que sea en el seguimiento. Dale a tus clientes actuales y potenciales una razón para volver a contactarte.
Elegir la Ubicación
Al elegir la ubicación de tu evento, pensá en lo que más valoran tus clientes. Los clientes de Christy buscan conexiones en persona, mientras que los de Bite Catering valoran un ambiente elegante y cómodo con una cocina deliciosa. La mejor locación puede reforzar la imagen de tu marca y mejorar la experiencia del cliente.
Ideas para Elegir la Ubicación:
- Usá tu propio espacio: Aprovechá los lugares que tus clientes ya conocen y aman. Saben cómo llegar y se sienten cómodos al ingresar.
- Colaborá con otro pequeño negocio: Si necesitás más espacio, considerá organizar tu evento en un restaurante local. Tanto vos como el lugar pueden celebrar a la comunidad que comparten.
- Elegí un lugar público: Considerá realizar el evento en un sitio público popular. Los eventos de agradecimiento al cliente también pueden reforzar tu aprecio por la comunidad.
