En un escenario típico, la planificación podría llevar meses, pero muchas empresas no tienen ese lujo ahora. Esta breve guía proporciona una descripción general de cómo construir una política de trabajo desde el hogar.

1. Prepará a tu fuerza laboral

Comenzá por entender qué roles pueden ser remotos, de manera parcial o completa. Esto variará ampliamente según el tipo de negocio.
Entonces, necesitás saber si los empleados en esos roles tienen la tecnología básica, como Internet de alta velocidad y una computadora en casa, si no podés brindarles computadoras portátiles corporativas. Tené en cuenta que es posible que debas pagar para actualizar los planes de internet, tanto del hogar como internet móvil de algunos empleados.
Cambiar su lugar de trabajo de una oficina a su hogar puede ser desorientador para los empleados que nunca lo han hecho antes.

2. Establecé expectativas

El cambio no es sólo en el entorno físico sino también en cómo los empleados hacen su trabajo y se comunican.

"La clave más importante para el éxito es la comunicación y el establecimiento de expectativas", dice Sorensen, presidente de la firma Adaptive HR. "Tené una conversación y pasala por escrito, ya sea por correo electrónico o por un documento que elaboraste”.
Las expectativas deben incluir cosas como:

 - Con qué frecuencia deben registrarse a trabajar y cómo.
 - Lo que deberían comunicar, ya sean actualizaciones diarias, informes sobre objetivos alcanzados, proyectos completados, o desafíos encontrados.
 - Qué cambios están haciendo desde las operaciones normales o las actividades del día a día.
 - Qué trabajo hay que hacer o qué servicios se brindan a los clientes, a pesar de los cambios.

Preparate para ajustar tus expectativas y agregar un margen de maniobra. Los empleados no solo trabajan en un entorno desconocido, sino que algunas tareas pueden llevar más tiempo. Por ejemplo, proporcionar actualizaciones diarias requiere que tanto los miembros del equipo como los gerentes pasen más tiempo leyendo y escribiendo correos electrónicos.
"Esperamos una pequeña reducción en la productividad debido al hecho de estar en casa cerca de la familia y otras distracciones", dice David Batchelor, cofundador y presidente de la compañía de telecomunicaciones DialMyCalls.
"No dictés un plan que creas que puede funcionar, solicitá feedback y comentarios", dice.

3. Creá procedimientos de comunicación

Las plataformas de comunicación como Slack o Microsoft Teams y las aplicaciones de videoconferencia como Zoom y Skype son algunas de las principales herramientas que los empleados necesitarán para comunicarse y colaborar de forma remota.
En comparación con el correo electrónico asincrónico, una de las principales ventajas de plataformas como estas es que permiten la comunicación en tiempo real, un reemplazo improvisado para las reuniones cara a cara. Tené en cuenta que habrá limitaciones, ya que no todos tienen el ancho de banda de Internet para realizar videollamadas, o una cámara web en la computadora de su casa.

4. Brindá herramientas

Otras herramientas para considerar incluyen plataformas de gestión de proyectos como Trello.com, Asana y Basecamp; y aplicaciones para compartir en línea como Google Suite y Microsoft SharePoint, así como herramientas para comunicarse con los clientes.

5. Considerá la privacidad y seguridad de los datos

Trabajar fuera de la infraestructura de IT corporativa tiene implicaciones para la seguridad de los datos, especialmente si no se puede proporcionar computadoras portátiles de la empresa.
"Las soluciones de acceso remoto y los servidores orientados a Internet deben ser parcheados y asegurados con autenticación de dos o múltiples factores, con conexiones hechas a través de redes privadas virtuales (VPN)", aconseja Christian Mairoll, CEO de la compañía de ciberseguridad Emsisoft, con sede en Nueva Zelanda y que emplea a unas 40 personas que trabajan de forma remota en todo el mundo.

Para las empresas que no pueden proporcionar dispositivos para trabajar en casa, recomienda asegurarse de que el dispositivo doméstico del empleado tenga versiones parcheadas del sistema operativo y el software más recientes.
"No sería bueno tener un empleado procesando datos confidenciales y accediendo a la red de la compañía utilizando un sistema operativo desactualizado como Windows XP, que se comparte con los chicos que navegan por la web", dice.
Una buena práctica es utilizar una copia de seguridad subida a la nube para almacenar archivos confidenciales. Si esa no es una opción, el empleado podría encriptar su dispositivo personal.

6. Mantené el cumplimiento

El cumplimiento de las políticas de la empresa no se detiene en circunstancias extraordinarias. Sorenson de HR Florida State Council dice que una política de trabajo desde el hogar debe proporcionar flexibilidad, pero debe ser uniforme. El cumplimiento incluye pagar a los empleados exentos y no exentos de manera adecuada, así como administrar las políticas relevantes.
"Puede que hagas algunas cosas sobre la marcha, pero a medida que tomás decisiones, debés hacerlo de manera equitativa en toda la organización. Cada gerente no puede decidir de forma independiente qué hacer con sus empleados", dice Sorenson. "Escribí un memorando sobre por qué hiciste lo que hiciste, así que, si alguien lo cuestiona en el futuro, podés decir por qué".

7. Mantené la flexibilidad

Muchos empleados tendrán niños pequeños en casa porque las escuelas están cerradas. Esperá escuchar, o ver, a los niños en el fondo durante las reuniones, y recordá que las distracciones familiares reducirán la productividad.

8. Creá confianza y responsabilidad

Los líderes empresariales que son nuevos en el trabajo desde casa pueden no darse cuenta de que la cultura en un entorno remoto es diferente, no solo porque se está comunicando y colaborando virtualmente. El trabajo remoto depende de la confianza y la responsabilidad.
"Los gerentes deben establecer expectativas claras y confiar en los miembros de su equipo para hacer su trabajo", dice Primrose del Grupo LaStreet. "El aspecto más importante del trabajo virtual es establecer una cultura de confianza".

Autor: Rodika Tollefson
Nota: Articulo publicado en https://www.americanexpress.com/en-us/business/trends-and-insights/articles/a-business-owners-guide-to-working-from-home-during-the-coronavirus-outbreak/