El COVID-19 enseñó a muchos dueños de negocios que estar preparados para cualquier cosa es crucial para la supervivencia. Incluso cuando algunos negocios comienzan a encontrar su equilibrio en la nueva normalidad, puede resultar prudente que los dueños de negocios se preparen para otra posible ronda de restricciones o cierres.

Más allá del COVID, la planificación de contingencia y continuidad puede ser un ejercicio fructífero para ayudar a los dueños de negocios a comprender qué es absolutamente crítico en tiempos difíciles. Pasar por el proceso de implementación de un plan puede poner las funciones comerciales en perspectiva y ayudar a comprender cómo realizar cambios si ocurre algún evento de este tipo.

Pasos para la planificación de contingencias

La planificación de contingencias comienza con una serie de pasos que evalúan las tareas críticas de una organización y asume qué partes clave de ella pueden verse interrumpidas.

Aquellos que planean para un rebrote de COVID pueden ver algunos beneficios positivos a corto plazo, cree Todd Bavol, presidente y director ejecutivo de Integrity Staffing Solutions, una agencia de contratación de personal. "Descubrimos que considerar varias potencialidades y desarrollar planes para cada escenario posible ha fortalecido nuestra empresa".

La preparación requiere examinar lo que le ocurrió a tu negocio durante la fase inicial, atendiendo a varios aspectos.

1. Que el pasado guíe las acciones futuras.

El primer paso debe incluir revisar lo que funcionó y lo que no funcionó durante el cierre de tu negocio para informar la planificación de contingencias futuras.

"Los negocios tienen experiencia para guiar su planificación para otro brote de COVID", dice Dean Chester, cofundador de VPN Review, una empresa que revisa y prueba VPN. "Nos resultó útil realizar una autopsia completa para determinar qué acciones tomamos durante el cierre que funcionaron y dónde había debilidades".

2. Incrementá las medidas de seguridad.

Otro brote probablemente requerirá que aumentés aún más las medidas de seguridad.

"Hay que reforzar el distanciamiento social, el uso de mascarillas y recomendar el lavado de manos frecuente", aconseja Richard Arriviello, MD, director médico de InHouse Physicians, una empresa que brinda servicios médicos y de bienestar a empresas.

Christopher Prasad, vicepresidente de marketing de JookSMS, sugiere almacenar equipo de protección, suministros de desinfección y otros artículos necesarios.

"Es imposible saber cuándo se producirá una escasez de productos y cuánto durarán", dice. "No tener lo que necesita puede obligar a tu negocio a permanecer cerrado más tiempo del necesario".

3. Hacé planes para volver rápidamente al trabajo remoto, si es necesario.

Si tu negocio aún no ha migrado por completo, tené un plan implementado que permita un cambio rápido y sin problemas al trabajo remoto.

4. Sé transparente con tu equipo directivo y tus empleados.

Al comunicarte en una crisis, es importante ser auténtico y honesto con tus equipos.

"Describí claramente tus planes para navegar por otra nueva fase de cuarentena estricta", sugiere Bavol. "Asegurate de que tu equipo esté alineado con el mensaje. En tiempos sin precedentes como estos, tenemos que ayudar a nuestros equipos a sentirse cómodos con la incomodidad".

Prasad sugiere que los mensajes deben incluir lo que se espera de los empleados en caso de que ocurra otro brote. También podés compartir cómo la empresa intentará apoyarlos a través de la incertidumbre.

"Todos tienen sus propias responsabilidades con las que lidiar, como la familia y las obligaciones financieras", dice. "Darles a los empleados una imagen clara de lo que pueden esperar ayudará a que los planes de emergencia de la empresa funcionen sin problemas, en caso de que entren en vigor".

5. Comunicate claramente con los clientes.

Informá a tus clientes del plan de acción de tu negocio en caso de otro brote de COVID-19.

"Establecé un canal de comunicación claro con los clientes para hacerles saber exactamente cómo responderá tu negocio a otro brote", dice Prasad. "Describí claramente cómo continuará sirviéndoles. Esto debería evitar parte de la confusión que se produjo durante los cierres iniciales cuando las empresas se apresuraron a encontrar medios alternativos para trabajar, vender productos y atender a sus clientes".

6. Revisá tu póliza de seguro cuidadosamente.

 "Verificá tu póliza de seguro comercial y tené una conversación sincera con tu proveedor de pólizas de seguro para saber qué escenarios están cubiertos", sugiere Bradford Patt, fundador del Centro de Cirugía Plástica Facial de Houston.

"Me hubiera gustado saber que existe una exclusión en nuestro seguro de interrupción de negocios para 'pandemias causadas por un virus'. Estábamos cubiertos cuando un huracán interrumpió nuestras operaciones, pero no una pandemia. Eso realmente nos tomó por sorpresa", explica Patt.

7. Revisá las políticas de tu negocio.

Ahora es el momento de revisar las políticas del negocio con los empleados, para que sepan qué esperar en caso de que vuelva a ocurrir una interrupción de las actividades.

"Revisá las políticas y los beneficios de la empresa con los empleados, incluidas las licencias pagadas y no pagadas y los pasos para desarrollar arreglos de trabajo flexibles con respecto al trabajo desde casa", dice William Wilder, director de desarrollo comercial de Footprints to Recovery, proveedor de tratamiento de adicciones.

8. Resolvé los problemas de flujo de caja.

Si hay otro brote y cierre estricto, o si el plan de contingencia se implementa después de otro tipo de interrupción, no asumas que habrá recursos gubernamentales similares para ayudar a rescatar financieramente a tu negocio.

"Es mucho más probable que un segundo brote haga que los pequeños negocios se valgan por sí mismos para sobrevivir", cree Chester. "Hacé todo lo posible para garantizar un flujo de caja continuo y creá un plan de respuesta progresivo".