Dirigir una empresa requiere prestar atención a muchas variables, no sólo en el tener un buen producto y saberlo vender. Entre todas esas dimensiones se encuentra la gestión de las finanzas, que según los expertos requiere de planificación, orden y control para no descarrilar, mantener el equilibrio y continuar con la estrategia propuesta. Para eso, es necesario involucrar en el proceso a personal capacitado, que adapte sus conocimientos en finanzas a la gestión del día a día y las necesidades propias de cada firma.
En este sentido, en diálogo con Multitaskers, Alicia Verna, directora de AV Consultores Pymes, consultora especializada en gestión de negocios pymes y Diego Caride Fitte, socio director de Auren Buenos Aires, aconsejan sobre cómo llevar adelante el manejo de las finanzas de manera eficaz, para sacarle provecho y evitar complicaciones, en especial en una de sus dimensiones clave: la gestión de cobranzas.
¿Tercerizar es mejor?
Una de las primeras cuestiones que surgen una vez comenzado el planeamiento de la gestión de cobranza es quién va a ser el encargado de llevarla adelante. Si es propia de la misma empresa o una proveniente de afuera. ¿Tercerizar es una opción? La directora de AV Consultores Pymes asegura que la tercerización puede ser una buena opción “cuando la mora esté avanzada”, pero afirma que, mientras la situación no sea crítica, lo ideal es “que las maneje la misma empresa” y contar con una persona en la empresa “dedicada a esa función”, ya que no es recomendable que estas gestiones “las realice el vendedor, porque puede presentarse un conflicto de intereses”. Por otro lado, rescata el papel que debe tener y dice que hay que tener en cuenta que la persona que se desempeñe en esta función “debe ser muy organizada y persistente y con habilidades de generar empatía con el cliente, lo que le permitirá alcanzar más fácilmente los objetivos”.
"No se recomienda que la gestión de cobranzas la realice el área de Ventas, ya que se puede generar un conflicto de intereses."
Por otra parte, el socio director de Auren Buenos Aires, remarca que la gestión de cobranza debe hacerse con “sujetos dedicados y capacitadaos en las funciones que trabajen dentro de la firma y no tercerizados”. El experto, señala que para ciertos tipos de morosos se “suele tercerizar el servicio en bancos o empresas de cobranzas privadas cuando un cliente lleva mucho tiempo en mora. Contratar un Servicio de Gestión de Cobranzas tercerizado puede permitir a algunas organizaciones a que se dediquen solo a la razón de su negocio, o sea que mientras la empresa genera ventas la otra empresa realiza la gestión de cobranzas”. Bajo la misma línea, subraya que “no las debe realizar el área de ventas ya que se puede generar un conflicto de intereses” y explica los motivos por el cual no se debe tercerizar y sus desventajas como:
1. No conoce al cliente;
2. Falta de Confidencialidad;
3. No tiene la misma cultura de la empresa;
4. No tiene claro cuando la factura tiene problemas.
Más consejos
“La función del área de administración respecto a la gestión de cobranza en cualquier organización es vital. Esto ayuda a un mejor desempeño financiero y un incremento de la rentabilidad”, resalta Caride Fitte sobre la relevancia clave que tiene el manejo de las finanzas en los procesos administrativos de las empresas. Por otra parte, agrega que la gestión de cobranzas es “tan importante en todas las empresas que hay que ser muy cuidadoso en todos los puntos que atañen a este tema” y aconseja que las personas que lleven estas áreas deberán “llegar a sus clientes con actitud y respeto, con un acercamiento importante para que el cliente sienta la necesidad personal y laboral de pagar por el servicio o producto adquirido, logrando una gran satisfacción por parte del cliente”.
Durante el proceso de administración de la cobranza es muy importante elaborar estrategias preventivas para el correcto funcionamiento. Así parece entenderlo Verna que ante todo, considera que hay que “pensar acciones preventivas que permitan acortar los tiempos de cobro”. Por otro lado, recomienda el uso de instrumentos como los “envíos de mail con el estado de cuenta de cliente, o recordatorios de facturas a vencer, de forma anticipada”, ya que son herramientas que “contribuyen al objetivo dado”.
"Se recomienda el uso de instrumentos como los envíos de mail con el estado de cuenta de cliente o recordatorios de facturas a vencer.”
Ser transparentes en la comunicación también es muy importante según la directora de AV Consultores: “Ser claros en la comunicación de la información de formas de pago, ya sea en los mails que enviamos, como en las facturas o remitos de recepción de mercadería, para facilitarle al cliente la ejecución del mismo”. Por último, el director de Auren Buenos Aires, advierte al emprendedor que debe darle “mucha importancia y trabajar con estrategias para que la cobranza permita aumentar el retorno, recuperar los montos adeudados, utilizar los recursos que tiene, seguir los procesos sin cambiarlos según la conveniencia”.
Lea más: Gestión de cobranzas, claves para diseñar un proceso eficiente.
