Gestores, negociadores, líderes, motivadores, comunicadores. Estos, y muchos más, son algunos de los conceptos que definen al denominado Scrum Master. Surgido originalmente del mundo de la tecnología de la información, los también llamados “facilitadores” comienzan a ocupar un rol cada vez más fundamental en las Pymes. En entrevista con Multitaskers, el sitio de American Express para las Pymes, Alejandro Pérez Ruiz, fundador de CEOLEVEL, una escuela de formación de gestión de proyectos y preparación de diversos exámenes de certificación, y Claudia Korzeniewski, Ingeniera en Informática UBA - Scrum Master y especialista en metodologías ágiles, revelan quiénes son y las herramientas que utilizan.
Para definirlo, Korzeniewski determina que son la conexión entre dos mundos: “El de negocio o producto y el de servicios, en general, el área de sistemas”. Bajo esta línea, sostiene, por un lado, que una de sus principales responsabilidades es ayudar a remover “los impedimentos que se puede encontrar un equipo mientras esta desarrollando un proyecto o construyendo un producto”. Esto, asegura, implica contribuir al equipo en “cumplir con los objetivos en tiempo y forma, entregar lo comprometido, cumplir con las expectativas de los interesados”.
Por otra parte, los facilitadores también son considerados coaches o mentores. La ingeniera informática afirma que nunca deben olvidarse de que trabajan con personas “las cuales les motivan diferentes cosas”. En sintonía, Pérez Ruiz sostiene que las habilidades blandas ("soft skills") son fundamentales para ser efectivo en su trabajo: “Al final el Scrum Master ha de trabajar con personas y por lo tanto el dominio de las habilidades blandas como la comunicación, gestión de equipos, motivación y negociación, es clave para su cargo”, comparte a Multitaskers.
Funciones y herramientas
Más allá de las habilidades blandas, los Scrum Masters también poseen otras funciones y herramientas más técnicas que les permita gestionar y finalizar la elaboración del producto o servicio final. Entre ellas, el fundador de CEOLEVEL enumera una serie de tareas claves:
- Asesorar y formar a los diferentes miembros para trabajar de forma autoorganizada y con responsabilidad de equipo.
- Moderar las reuniones.
- Resolver impedimentos que puedan entorpecer la ejecución de las tareas.
- Gestionar las “dinámicas de grupo” en el equipo.
- Encargarse de la configuración, diseño y mejora continua de las prácticas de scrum en la organización.
Para realizar algunas de estas, Pérez Ruiz menciona que, por ejemplo, existen herramientas propias que como Scrum Master “debemos asegurar su correcto uso y efectividad”. Entre ellas menciona el “Product Backlog, Sprint backlog o Incremento del Producto”. El primero, lleva adelante la lista priorizada de objetivos/requisitos que representa la visión y expectativas del cliente respecto a los objetivos y entregas del producto o proyecto. En el segundo, es la lista de tareas identificadas por el scrum team. Por último, el incremento del Producto, es lo que demuestra a los usuarios o los “Stakeholder”, es decir, aquellos a quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa. Se muestra un sistema funcionando, en lugar de prototipos o documentos.
Además de estas herramientas propias del scrum, el fundador de la escuela, también revela que se cuenta con aplicaciones comerciales como Trello, Slack o Basecamp, entre otras, que “pueden ayudar a organizarnos, gestionar correctamente y de manera eficiente el flujo del trabajo y las comunicaciones en el día a día”.
Las restropectivas, fundamentales
Cuando para otros ámbitos las reuniones pueden resultar un poco engorrosas, aburridas y poco productivas, para los facilitadores no lo es. Denominadas “restropectivas”, estas pueden generar muy buenos resultados si son llevados a cabo como corresponde. “Estos meetings brindan el espacio a los equipos de trabajo de reflexión acerca de como vienen trabajando, que cosas creen que vienen haciendo bien y las quieren mantener en el tiempo y que cosas deberían empezar a cambiar porque no están dando buenos resultados”, sostiene la especialista en Metodologías ágiles a Multitaskers.
Para que sean efectivas, Korzeniewski revela que deberán llevarse a cabo “pequeñas oraciones de alto impacto” que se puedan cumplir y sean verificables en un corto tiempo. Un ejemplo, sostiene, puede ser llegar puntual a las reuniones: “Si el equipo esta de acuerdo que es algo que molesta y es necesario resolver se plantean y luego se verifican en la siguiente retrospectiva para dar visibilidad de que se ha cumplido o no”, se explaya la especialista.
Además de estas reuniones, que duran entre una a dos horas dependiendo la cantidad de personas y se realizan periódicamente, también sueñen usarse otro tipo de junta como las “one to one”, reuniones privadas con cada miembro del equipo para conocer a fondo qué cosas son las que les preocupan y cuáles los que motivan a cada uno. La experta remarca que, dentro de las mismas, se puede obtener “mucha información de cada persona que tal vez en reuniones mas grupales, dependiendo de la personalidad, no se animen a decir y si lo hagan acá”. Esto, amplía, puede generar acercamiento y confianza, “que es lo más importante”.
Cómo cierre, el CEO de CEOLEVEL, ofrece dos recomendaciones y aspectos fundamentales que todo Scrum Master debe tener y trabajar:
- Conocimiento Técnico y de Negocio
- Potenciar los “soft skill"
Para el primero de los puntos, Pérez Ruiz finaliza que lo mejor es formarse y obtener certificaciones reconocidas en el sector como el PSM I (Professional Scrum Master) o el PMI ACP (Agile Certified Practitioner).
