Los datos por sí solos no garantizan una presentación persuasiva o convincente. La forma en que se presenta la información puede ser crucial para determinar su impacto e interpretación. Ahí es donde la visualización y la narración de datos juegan un papel importante.
Este artículo proporciona consejos para ayudar a presentar los datos de una manera clara, convincente, atractiva y fácil de recordar.
1. Contextualizar
Al momento de presentar datos, no te limites a recitar las cifras sin procesar. Intentá brindarle al público tus conocimientos sobre los números. Por ejemplo:
¿Cuál es tu análisis de los números?
¿Existe alguna tendencia que puedas mostrar?
¿Cómo se comparan las cifras con el promedio de la industria?
El vínculo con los puntos críticos que querés probar debe ser claro. Por ejemplo:
"Estas cifras demuestran que..."
"Los datos sugieren que..."
"Este gráfico muestra que..."
Intentá centrarte en las métricas clave que revelan partes cruciales de tu narración de datos. Una forma de hacerlo es compartir información contextual sobre los datos que se presentan.
2. Reemplazar algunos números con palabras.
No esperes que tus oyentes recuerden fácilmente una presentación cargada de números. Una estrategia sencilla para presentar los números de una manera interesante es utilizar a veces palabras en lugar de números. Por ejemplo, en lugar de decir "59% de los argentinos", podrías decir "Tres de cada cinco argentinos probarían una nueva marca para obtener un mejor servicio".
En la presentación de datos, las palabras son mucho más sencillas de recordar para el público que los números. Si no podés reemplazar fácilmente números con palabras, al menos considerá mostrar los números en la diapositiva siempre que puedas.
3. Redondea los números en tu presentación.
Redondear los números cuando presentás datos ayuda a tu audiencia a recordarlos. Tomemos como ejemplo un número grande, como 349.670. Es más probable que las personas recuerden el número si decís "aproximadamente 350.000".
Demasiados decimales en los números también dificultan que la audiencia los procese rápidamente. A algunas personas, especialmente a los ejecutivos, les gusta hacer los cálculos sobre la marcha. Los números redondeados en la presentación también facilitan el resumen de los datos.
4. Mostrá tus datos gráficamente al realizar una presentación.
Mostrar tus datos gráficamente es una técnica de presentación poderosa, pero hay que evitar algunos errores comunes en el diseño de gráficos.
Algunas pautas generales para los tres tipos de gráficos más utilizados:
Gráficos de torta
Una regla general es limitar la “torta” a seis porciones o menos. Considerá la posibilidad de utilizar un tipo de gráfico alternativo si el número de categorías que se muestra supera las seis.
Todos los porcentajes del gráfico de torta deben sumar 100%. Tratá de no utilizar un gráfico de este tipo si los números con los que se está trabajando no son porcentajes de un todo mayor.
Gráficos de barras
Un gráfico de barras horizontal puede ser preferible a uno vertical cuando se trata de etiquetas de datos largas. Dado que la mayoría de nosotros estamos acostumbrados a leer de izquierda a derecha, esto podría hacer que su gráfico sea más fácil de entender de un vistazo.
Para ayudar a la audiencia a comprender mejor los datos, es mejor comenzar con el eje vertical de los gráficos de barras en cero. La audiencia percibe el valor de los datos por la longitud de la barra en el gráfico. Si la barra comienza en 2000, por ejemplo, se pueden crear sin darse cuenta distorsiones visuales en las comparaciones de las longitudes de las barras. Un juicio preciso sobre la longitud necesita una línea de base cero.
Gráficos lineales
Los gráficos de líneas pueden ser ideales para demostrar cómo cambia el valor de algo con el tiempo. A diferencia de los gráficos de barras, comenzar con el eje vertical en cero generalmente no es obligatorio en un gráfico de líneas.
Intentá utilizar líneas sólidas en diferentes colores en lugar de una variación que distraiga de líneas punteadas o discontinuas para que a la audiencia le resulte más fácil ver, de un solo vistazo, los puntos clave de la presentación de datos.
También podés agregar etiquetas directas a cada línea en lugar de una leyenda. Esto puede ayudar a la audiencia a ver rápidamente lo que representa cada línea.
5. Utilizá colores para mejorar la presentación de los datos.
No te conformes con los colores predeterminados del software de gráficos y tablas. Una elección intencionada de colores puede reforzar o revelar la historia detrás de los datos.
Por ejemplo, intentá usar el color estratégicamente para resaltar columnas particulares en el gráfico que respalden la narración de datos.
Como regla general, limitá el uso de colores a 10 colores o menos. Más que eso, puede resultar difícil diferenciar entre categorías.
6. Contá una historia para ayudar a que los números cobren vida.
La narración de datos puede ayudar a presentar los números de una manera interesante al convertir datos estadísticos secos en una narrativa convincente. La narración de datos consiste en comunicar conocimientos a partir de los datos de una manera que sea fácil de entender para la audiencia.
"Hay una historia en tus datos", escribe Nussbaumer Knaflic, "pero tus herramientas no saben cuál es esa historia”.
La narración de datos puede ser vital porque los datos por sí solos rara vez inspiran. La historia, respaldada por elementos visuales, puede revelar información crítica que de otro modo estaría oculta a la audiencia.
