El lema “uno para todos, todos para uno”, nacido en Suiza y popularizado en el Siglo XX, se hace presente hoy entre las pymes a través del fortalecimiento y el crecimiento de la modalidad del trabajo colaborativo (TC). Acuñado su nombre por Yochai Benkler, un catedrático de la Facultad de Derecho de la Universidad de Harvard, está basado en principios filosóficos del bien común, del altruismo y en unos cuantos principios operativos, con foco por resultados, que encaminan al proyecto, y que comparten quienes forman parte en él. En busca de ampliar de que se trata esta nueva forma de trabajar, Multitaskers entrevistó a expertos en el tema que resumieron, además, cómo pueden las pymes aplicarla y los beneficios presentes.
Tener en claro de que se trata este nuevo paradigma es muy importante para llevarlo adelante. Patricio Pinto, Gerente de Desarrollo Nuevos Negocios de Planexware, señala que el TC consiste en “eliminar las barreras que separan a una empresa de otra y trabajar en conjunto en pos de un objetivo común: lograr mejores productos, que lleguen más rápido al punto de venta y al menor costo posible”. Por otro lado, remarca también que posee una característica fundamental que es la de compartir información que es “el activo más valioso que tienen las empresas”. Para lograr esto, el especialista aclara que hay que generar una confianza que “permita salir de la clásica relación transaccional cliente-proveedor para lograr beneficios para todas las partes interesada como clientes, proveedores, accionistas, asociaciones, gobierno, hasta incluso competidores”.
Para Gonzalo Rossi, CEO de Whalecom, una consultora especializada en desarrollo y procesos de cambio, el TC surge como “una necesidad de estos tiempos de poder brindar respuesta rápida a un mercado cada vez más cambiante”. A diferencia de la organización del trabajo exclusivamente a través de equipos “que se prestan servicios internamente con una relación cliente proveedor conformando así la tan mentada generación de valor”, Rossi remarca que el trabajo colaborativo “requiere amén de los conocimientos técnicos de las personas que conforman el sistema, competencias de relacionamiento y un nivel de compromiso superior con el objetivo último de la organización más allá de mi tarea específica”.
Las pymes y su aplicación
La gran pregunta que cabe ahora destacar es cómo las pequeñas y medianas empresas pueden no solo aplicarlo sino también fortalecerlo y sacar provecho de sí. El primer paso a iniciar, según sostiene el Gerente de Desarrollo Nuevos Negocios, es utilizar en la empresa “una plataforma de intercambio de documentos electrónicos, en donde la información que contienen los documentos viaje con precisión, velocidad, integridad y confidencialidad”. Una vez logrado esto mediante plataformas que están disponibles en las nubes, permitirá a una empresa “integrarse con sus partners de negocios (proveedores, clientes, etc) en una misma red horizontal”. Cómo único requisito, suma Pinto, es “comenzar a utilizar estas plataformas es contar con un simple acceso web”.
Para potenciar esta modalidad de trabajo, Ignacio Trabucchi, fundador de DECK espacio que integra consultoría, comunidad y coworking, relata en su entrevista con Multitaskers que es necesario trabajar “fuertemente en políticas de recursos humanos internas y desarrollar ampliamente relaciones colaborativas con redes de profesionales, emprendedores y Pymes, trabajando en red, con alianzas y networking”.
En este aspecto, las Pymes tienen una ventaja con respecto a las grandes empresas. Juan Pablo Sanguinetti, consultor de Whalecom, explica que las pequeñas medianas compañías al tener “procesos menos engorrosos, menos instancias para la toma de decisión y para la implementación de las mismas, más proximidad física o mayor facilidad para el conocimiento personal”, poseen una ventaja que fortalecen la generación de instancias de trabajos colaborativos. Sumado a esto, su colega Rossi, agrega que, para aplicar más TC, hay que “revisar en los sistemas de reconocimiento, qué comportamientos queremos fomentar para que las personas comiencen a aceptar y validar una nueva forma de trabajo”.
Beneficios del TC
Instalada ya en la cultura de la empresa, el Trabajo Colaborativo comienza a tener sus frutos. Resumidos en cinco puntos, Multitaskers, explica en base a las declaraciones de los especialistas, cuáles son los beneficios que harán que tu empresa crezca en todos sus aspectos:
Integración: Al automatizar el envío e ingreso de documentos se puede, por ejemplo, “aumentar la cantidad de pedidos de materia prima que se realizan a los proveedores”, según declara Pinto. Es decir, en vez de realizar un pedido mensual o semanal, se puede hacer varios pedidos diarios, “para reducir los stocks al mínimo y así inmovilizar mucho menos capital de trabajo”. A su vez, el gerente también manifiesta que se puede intercambiar información de stocks y ventas diarias, “para que el proveedor tenga visibilidad y poder implementar así prácticas de Vendor Managed Inventory (VMI)”.
Eficiencia: Los analistas al no tener que dedicar su tiempo al “tipeo” de documentos al sistema (lo cual genera errores, demoras, imprecisiones), permite que puedan focalizarse en “hacer tareas de mayor valor agregado para el negocio (análisis de precios, costos, fill rate, stocks, etc)”, de acuerdo a las palabras del ejecutivo de Planexware.
Visibilidad: Es otro de los beneficios que propone Pinto ya que, por ejemplo, si una empresa automatiza la recepción de facturas de sus proveedores, “puede en la misma plataforma informarles el estado de la misma: si ha llegado correctamente, si ha sido contabilizada, si ha sido aprobada o rechazada, si ya se ha emitido la orden de pago”.
Velocidad: Por otro lado, el CEO de Whalecom considera que uno de las grandes ventajas que posee el trabajo colaborativo es “la velocidad en la respuesta al cliente”. Sumado a esto, aclara que permite generar “más creatividad y productividad” que llevarán a un mayor “engagement por la sensación de logros compartidos.
Producción compartida: Cómo último beneficio, Sanguinetti propone que el TC genera “estándares de producción compartidos” lo que produce que todos “entiendan lo mismo por un trabajo bien hecho”.
Mariano Ylarri
