Cuando se trata de liderar en el lugar de trabajo, saber cuándo delegar de manera efectiva puede marcar la diferencia. No solo puede brindar alivio mental y evitar el agotamiento, sino que también puede ayudar al negocio a largo plazo en términos de ingresos y rentabilidad.

Los siguientes ejemplos son un buen lugar para comenzar a delegar tareas ante un aumento de responsabilidades y recursos:

1. Contabilidad: Siempre hay que vigilar las finanzas generales. Sin embargo, es probable que se puedan delegar las tareas diarias más pequeñas, como enviar facturas, ingresar información financiera, administrar la nómina y el mantenimiento de registros.
2. Administración: Administrar el calendario, programar reuniones, devolver llamadas telefónicas, reservar planes de viaje e incluso clasificar los correos electrónicos son tareas que pueden sumar bastante tiempo en un día promedio. El uso de un asistente virtual (o interno) puede ahorrar varias horas.
3. Servicio al cliente: Una vez que el negocio crezca, no tiene que ser la primera persona a la que los clientes llamen para pedir ayuda o presentar quejas. Puede delegar esta tarea en otra persona.
4. Data entry: Si es posible, posponer esta tarea hasta tener suficientes datos para que la tarea valga la pena y luego subcontratar o automatizar.
5. Soporte IT: Aprender a resolver los problemas informáticos puede llevar más tiempo que contratar a alguien para que se encargue de ello. Contratar personal especializado o un buen consultor puede ir más allá de la resolución y solución de problemas para ayudarlo a planificar el crecimiento.
6. Marketing: Si bien es necesario supervisar la estrategia y plan de marketing general, se ahorra mucho tiempo y esfuerzo al encontrar especialistas en marketing que se encarguen de los aspectos cotidianos, como escribir anuncios o blogs de sitios web, diseñar y colocar anuncios y programar publicaciones de blog o contenido de redes sociales.
7. Packaging y envíos: Ya sea que se envíe correo y productos promocionales o que se llenen órdenes con los pedidos de productos, puede delegar el llenado de sobres, el empaque y el etiquetado a otra persona.
8. Producción: Incluso si la empresa fabrica productos hechos a mano, como joyas o artículos para el hogar, se puede delegar la producción en algún momento para que el negocio pueda crecer.
9. Sitio web: Es mejor dejar el diseño, la actualización y la seguridad del sitio web de la empresa en manos de un profesional, ya que las reglas en esta área cambian constantemente.
10. Escritura: Dirigir una pequeña empresa puede requerir mucha escritura, desde propuestas y publicaciones de blog hasta documentos e informes. Se puede ahorrar tiempo teniendo una persona dedicada a esta tarea.

Cómo delegar efectivamente

Delegar, en muchos sentidos, requiere pasar de operar el negocio a liderarlo. Tener un proceso ayudará a delegar de manera efectiva y cosechar los beneficios.

• Elegir a la gente correcta: Es vital elegir personas de confianza y que tengan las habilidades y la experiencia para manejar el trabajo, o la inteligencia para aprenderlo. 
• Crear sistemas y procedimientos: Desarrollar instrucciones claras para cada tarea que se delegue. Estas pueden ser complejas o simples dependiendo de la tarea. Se deben identificar los pasos de la tarea, qué materiales o herramientas se deben usar para realizarla y qué resultado se desea. 
• Empezar de a poco: Es mejor empezar por delegar una tarea pequeña a una persona que esté considerando. Por ejemplo, si estás probando a un empleado para administrar todas las redes sociales, puede comenzar con una tarea simple como programar una publicación antes que escribir y publicar contenido de manera constante. También se debe crear un espacio para cualquier pregunta para aclarar las mejores prácticas. 
• Comunicar regularmente: La comunicación abierta puede ser clave para delegar con éxito. Es posible que haya algunas personas con las cuales se deba interactuar constantemente y otras que no requieran un contacto frecuente. Sin embargo, en cualquier caso es necesario establecer sistemas y cronogramas para cuándo y cómo comunicarse. 
• No caer en el micromanage: Idealmente, una vez que las personas conocen sus tareas asignadas, deberían poder manejarlas sin más interferencias. Sin embargo, delegar no significa renunciar a la responsabilidad. Es necesario mantenerse al tanto del progreso general de los empleados y contratistas a través de registros y revisiones. Establecer expectativas claras puede crear líneas claras de comunicación y ayuda a que la delegación funcione de manera efectiva. Hay que dejar en claro la expectativa sobre los resultados deseados, los plazos y los formatos de entrega. 

Al implementar tácticas de delegación, es posible que el horario se libere para concentrarse en el panorama general y hacer crecer el negocio de forma más rápida y eficaz.