La incorporación de empleados que comenzarán a trabajar desde casa puede ser un desafío. Reemplazar virtualmente las interacciones cara a cara que ofrecen amplias oportunidades para hacer que los nuevos empleados se sientan cómodos requiere planificación creativa y flexibilidad.

"Solíamos decorar las oficinas o los cubículos de los nuevos empleados el primer día de trabajo, llevarlos a un recorrido para conocer a todos, desayunar todos juntos y presentarlos en nuestras reuniones semanales", dice Kara Hertzog, presidenta de la empresa de soluciones de trabajo Innovative Employee Solutions.

"El entorno actual de trabajo remoto ha requerido un cambio para incorporar empleados de una manera completamente nueva", continúa Hertzog. "Por ejemplo, en lugar de invitar a los nuevos empleados a almorzar para ayudarles a comprender nuestra visión y la cultura de la empresa, ahora realizamos reuniones virtuales de café".

Las siguientes sugerencias pueden ayudar a los nuevos colaboradores que trabajan de forma remota a convertirse en una parte integral de su equipo lo más rápido posible.

1. Preparate para comunicarte claramente con tus nuevos colaboradores remotos.

El entorno remoto exige que estés muy organizado cuando se trata de preparar a los nuevos colaboradores remotos. Cuanto más a fondo preparés a los empleados y comuniqués las expectativas, mejor.

"Gran parte de las normas y la cultura de la empresa se perciben observando los comportamientos de los compañeros en la oficina. Al incorporarse de forma remota, es importante compensar este paso perdido comunicando explícitamente las expectativas", dice LJ Suzuki, fundador de la empresa de finanzas y contabilidad CFOShare.

"Comunicate en exceso al incorporar a los colaboradores remotos", coincide Eyal Feldman, director ejecutivo de Stampli, una plataforma que agiliza el proceso de cuentas por pagar. "Tan pronto como sea posible, dibujá una imagen clara de cómo será cada fase de la incorporación del nuevo colaborador".

Feldman sugiere informar a los nuevos colaboradores de lo siguiente durante la incorporación:

1.    Cuándo le llegarán los materiales operativos (computadora portátil, celular, acceso al sistema) y a quién contactar para configurarlos

2.    A quién debe llamar para pedir ayuda las primeras semanas

3.    Con quién se reunirá y cuándo

4.    A qué reuniones periódicas deben asistir

5.    Cualquier material de antecedentes sobre la empresa y su puesto

6.    Cualquier manual del empleado (que incluye protocolos de incorporación remota) que necesitarán leer y firmar

2. Hacé que los nuevos colaboradores remotos se sientan bienvenidos.

Dar la bienvenida a los nuevos colaboradores a la empresa adquiere mayor importancia en el panorama del trabajo remoto. Sin el lenguaje corporal en persona y las señales sociales de sonrisas y charlas en la sala de descanso, es demasiado fácil para un nuevo empleado sentirse desconectado.

"Descubrimos que es vital hacer que los nuevos colaboradores se sientan bienvenidos y emocionados de ser parte de la empresa lo antes posible", dice Jessie Goldberg, directora de marketing del fabricante de suplementos nutricionales Jetson.

"Enviamos paquetes que contienen artículos de la empresa que muestran lo emocionados que estamos de tener a los nuevos empleados en nuestro equipo", dice Goldberg. "El primer día, realizamos un almuerzo de chat de video virtual para presentar a los nuevos empleados a los compañeros de trabajo".

Para replicar el entorno de la oficina en el lugar tanto como sea posible, asegurate de que los colaboradores sean recibidos de diversas formas.

3. Compartí la cultura de la empresa al incorporar a los colaboradores remotos.

Una de las tareas más difíciles de incorporar a los colaboradores remotos es ayudarlos a asimilar la cultura de la empresa. Un nuevo colaborador puede tener dificultades para comprender los valores, los objetivos y las prácticas comunes del negocio.

"Explicar el código cultural de tu negocio a los trabajadores remotos es un paso necesario para que se sientan cómodos", dice Dean Calhoun, presidente y director ejecutivo de Affygility Solutions, un proveedor de servicios ambientales, de salud y seguridad.

Asignar un empleado a cada colaborador remoto que se incorpora es algo que funciona bien para replicar la experiencia en la oficina cuando se trata de cultura.

"Creo firmemente en las capacitaciones personalizadas para ayudar a los nuevos colaboradores a comprender y absorber la cultura", dice Suzuki. "Los veteranos de la empresa pueden comunicar expectativas, incluidas las pequeñas cosas que hacen que un empleado se sienta como si perteneciera, como cómo vestirse para las reuniones virtuales y la rapidez con la que se espera que respondan a los correos electrónicos de la empresa".