Incluso cuando gestionás tu negocio con éxito, lidiar con informes financieros puede consumir mucho tiempo. ¿Qué tal si pudieras acelerar ese proceso y usar el tiempo extra para ser más productivo en otros aspectos? Probá con este enfoque de siete pasos para utilizar datos de ventas y crear un pronóstico de ingresos para tu negocio en crecimiento.
¿Qué es un pronóstico de ingresos?
Primero, repasemos qué es un pronóstico de ingresos y por qué puede ser importante para el éxito y el flujo de efectivo de tu empresa. Pronosticar ingresos es el proceso de prever tus ingresos en un período de tiempo utilizando datos históricos y actuales del rendimiento de ventas. Las empresas generalmente utilizan un período de 12 meses ya que se alinea con el año fiscal estándar, pero el pronóstico también se puede hacer en intervalos diferentes, como trimestrales o semestrales.
Entender los ingresos futuros probablemente sea útil para las empresas de dos maneras:
Si sabés que es probable que los ingresos aumenten, podés planificar inversiones u otros costos. Si se pronostica una disminución de ingresos, la empresa puede tomar medidas para mejorar el pronóstico, como encontrar nuevas formas de generar ingresos o reducir costos.
7 Pasos para Pronosticar Ingresos
Los siguientes pasos ofrecen una visión general de cómo pronosticar ingresos, desde seleccionar un cronograma que funcione para las necesidades de tu negocio y estimar gastos, hasta probar pronósticos contra métricas financieras clave y ejecutar análisis de "qué pasaría si".
- Decidir sobre un cronograma.
Por lo general, los ingresos se pronostican durante 12 meses. Pero hay varios factores que pueden influir en el mejor cronograma para tus necesidades. Las empresas estacionales, por ejemplo, podrían beneficiarse de períodos de pronóstico más cortos, quizás trimestrales o anuales. Del mismo modo, las empresas en mercados que cambian rápidamente, como la industria tecnológica, también podrían preferir incorporar cronogramas más cortos.
Dicho esto, también puede ser útil proporcionar una predicción anual principal para los próximos dos o tres años. Esta perspectiva puede ayudar con la planificación estratégica del negocio y el logro de metas a largo plazo. Sin embargo, cuanto más lejos esté el pronóstico, más incierto puede ser.
2)Considerar lo que podría impulsar u obstaculizar el crecimiento.
Antes de empezar a prever cómo se desempeñará tu negocio, considerá los factores externos que podrían impulsar o frenar tus ventas durante el próximo año.
Los factores pueden incluir:
- Aumentos estacionales.
- Eventos públicos importantes.
- Cambios regulatorios próximos que podrían afectar tus ventas.
Por ejemplo, los aumentos estacionales de una empresa de flores podrían incluir febrero para el Día de San Valentín y nuevamente en mayo para el Día de la Madre. Del mismo modo, hoteles y restaurantes ubicados cerca de lugares que albergan eventos deportivos y de entretenimiento importantes pueden esperar un aumento en las ventas alrededor de los juegos y conciertos.
- Estimar tus gastos.
Los gastos futuros son críticos al crear un pronóstico de ingresos. Recordá que tu negocio probablemente tenga costos fijos predecibles, así como costos variables que aumentan o disminuyen según las ventas.
Para impulsar nuevos ingresos, es común que tanto los costos fijos como los variables aumenten, ya que estos aumentos de costos pueden respaldar el crecimiento. Por ejemplo, si querés fabricar más productos para satisfacer la demanda, seguro vas a necesitar contratar mano de obra adicional. La empresa de flores podría decidir contratar trabajadores temporales para hacer frente a la demanda de San Valentín y el Día de la Madre.
- Pronosticar las ventas.
Existen dos métodos principales para pronosticar ventas: el análisis de arriba hacia abajo y el análisis de abajo hacia arriba. El método de arriba hacia abajo se utiliza para evaluar el valor total de un mercado y prever cuánto de ese mercado esperas que capture tu empresa.
Así es como funciona:
- Estimá el tamaño total de tu mercado para entender el número de clientes potenciales.
- Definí la penetración de mercado de tu empresa calculando tu participación en el mercado en función de las ventas actuales.
- Evaluá la capacidad de compra máxima de tus clientes anualmente y comparala con el valor real promedio de las compras de los clientes en el mismo período.
- Evaluá las ventas de la competencia. ¿Están creciendo en comparación con tus ventas? Podés ajustar el potencial de ventas en respuesta a su rendimiento.
Mientras que este enfoque de arriba hacia abajo puede ser una forma útil de predecir posibles ventas, generalmente proporciona una estimación aproximada. Un análisis de abajo hacia arriba puede ser más realista. Para utilizar este enfoque más directo, primero determiná el valor promedio de una venta y estimá la cantidad de ventas que esperás realizar en un período determinado.
5. Combinar gastos y ventas en un pronóstico.
Una vez que tu pronóstico de ventas esté listo, es hora de fusionar esos datos con tus gastos estimados para crear un pronóstico integral de ingresos. Podés comenzar calculando tus ingresos netos proyectados. Esto se hace restando tus gastos de tus ventas proyectadas. Podés utilizar los gastos mensuales y las ventas pasadas como referencia, enumerarlos en una hoja de cálculo a partir de la fecha que elijas hasta el presente. Luego, proyectá tus ventas y gastos actuales hacia el futuro, considerando tanto el pronóstico de ventas que desarrollaste como los gastos estimados.
Puede ser útil tener en cuenta tanto las actividades comerciales planificadas como los cambios externos anticipados. Estos podrían incluir esfuerzos de expansión, campañas de marketing, lanzamientos de nuevos productos, tendencias del mercado o cambios económicos. Evaluar su impacto esperado en tus ingresos y gastos puede proporcionar un pronóstico más matizado y preciso, brindándote una imagen más clara de tu trayectoria financiera.
6. Verificar tu pronóstico de ingresos con relación a ratios financieros clave.
Los ratios financieros clave como el margen bruto y el margen de beneficio operativo se pueden utilizar para ayudar a determinar si tu pronóstico es realista. Podés comparar los márgenes pronosticados con tus márgenes históricos para tener una idea de si tus previsiones están en camino.
El margen bruto es la relación entre los costos directos totales y los ingresos totales. Por ejemplo, el margen de una empresa manufacturera se calcularía así:
(Ingresos Totales – Costo de los Bienes Vendidos) / Ingresos Totales = Margen Bruto
Por lo general, cuanto más alto sea tu margen bruto, mejor será tu flujo de efectivo. Esto puede señalar una mayor capacidad para cumplir con las obligaciones financieras e incluso re-invertir fondos en el negocio. Al pronosticar el margen bruto, si hay una desviación significativa de las tendencias históricas o los promedios de la industria, puede indicar estimaciones de ingresos o costos poco realistas, lo que significa que podrías tener que revisar tus predicciones.
El margen de beneficio operativo es la ganancia que obtiene tu negocio después de deducir los gastos operativos totales de tus ingresos. La fórmula del margen de beneficio operativo es:
[Ingresos Totales – (Costo de los Bienes Vendidos + Gastos Operativos) x 100] / Ingresos Totales = Margen de Beneficio Operativo
El aumento de los ingresos generalmente debería conducir a un mejor margen de beneficio operativo. Por lo general, ingresos estables o crecientes conducen a márgenes de beneficio operativo estables o mejorados. Podés tomar nota de tus márgenes de beneficio históricos reales y compararlos con las predicciones futuras. Nuevamente, un aumento o disminución bruscos e inexplicados en esta proporción podrían sugerir una sobreestimación o subestimación en el pronóstico, lo que justificaría ajustes.
7. Probar escenarios ajustando variables.
Con un pronóstico de ingresos completo, se puede probar aún más ajustando variables dentro de tus ventas proyectadas y gastos para reflejar escenarios específicos.
Por ejemplo, ¿qué sucederá con el pronóstico de ingresos de una empresa si realizan 100 llamadas de ventas adicionales cada semana, generando dos ventas adicionales por día? ¿Qué impacto tendría esto en los costos (mano de obra, tecnología) y los ingresos (ventas adicionales)? Podés explorar una variedad de escenarios, desde el mejor caso hasta el peor caso, para asegurarte de estar preparado para diversas posibilidades.
Cómo Realizar un Pronóstico de Ganancias
Una vez que hayas pronosticado tus ingresos previstos, ya sea para los próximos tres meses, un año o tres años en el futuro, podés utilizar estas cifras para pronosticar las ganancias. Primero, podés determinar los costos esperados asociados con la generación de tus ingresos proyectados, incluyendo costos directos como materiales, mano de obra y gastos generales, así como costos indirectos como marketing, ventas y gastos administrativos.
Luego, podés restar tus costos esperados de los ingresos proyectados para calcular tus ganancias esperadas. Esta cifra puede ayudarte a estimar los ingresos netos que el negocio puede esperar generar en el futuro.
Es importante abordar este proceso con una combinación de optimismo y precaución. Podés revisar y actualizar regularmente tu pronóstico de ganancias, especialmente si hay cambios significativos en las condiciones del mercado, la eficiencia operativa o los objetivos comerciales. Este enfoque iterativo puede ayudarte a mantener expectativas realistas frente a un panorama empresarial cambiante.
Además, podrías adoptar una postura conservadora en tus estimaciones, especialmente para pronósticos a más largo plazo. Este enfoque puede tener en cuenta las incertidumbres inherentes y los cambios imprevistos que pueden afectar a tu negocio. Al prepararte para varios escenarios, podés navegar mejor por los desafíos y oportunidades financieras futuras.
Resumen
Para garantizar la precisión en tu pronóstico de ganancias, podés revisar y ajustar regularmente tus proyecciones de ingresos y costos en función de datos reales de ventas y rendimiento financiero. Esto te puede ayudar a identificar discrepancias o ineficiencias y tomar decisiones informadas sobre cómo optimizar las operaciones de tu negocio para obtener la máxima rentabilidad.
